消防用設備等点検結果報告書（点検票）
消防用設備等点検結果報告書、点検票と言ったりしますが、こちらの書類、かなり溜まっているのではないでしょうか。
実は、この点検票には保管期間が定められており、その期間を過ぎれば、一部の書類の保管でことが足りるようになっています。
実際、当社のお客様から『どれくらい保管していればいいの？』とご質問を頂戴することがございます。
点検票の保管期間は原則「３年」となっております。
３年を経過したものについては、「消防用設備等点検結果総括表」「消防用設備等点検者一覧表及び経過一覧表」は保管してください。
また、３年を経過しない場合でも、消防長または消防署長が適当と認めるときは、上記の書類の保管をもって差し支えないと記載されています。
引用元：「消防用設備等に係る届出等に関する運用について」の一部改正について
点検をしっかりとされている事業所様の中には、保管期間を過ぎても管理されており、点検票がキングファイルで何部も収納されているなんてことも多いので、いらない書類は処分することをおすすめします。
また、紙で保管するのも一つの手だとは思いますが、一番はパソコンなどで保管することではないでしょうか。
データであれば、半永久的に保管できますし、パソコンのデータがいっぱいになることはあっても、収納棚に溜まることはないので、便利だと思います。
また、点検票専用に作ったファイルの中で整理すれば、スムーズに書類を取り出すことができるので、保管がとても楽になると思います。
最悪、パソコンが故障などで動かなかった場合でも、点検票の作成に専用のソフトを使っている業者様であれば、過去の履歴から引っ張ってくることも可能なので、安心してデータで保管しても良いかもしれません。
点検票は点検がある度に増えていくものなので、契約している点検業者の方に『データで欲しい』とお願いすれば、出来ると存じますので、一度契約している業者様に相談してみてはいかがでしょうか。
建築図面・消防設備図面
建物を建てた時に作成された図面があるかと存じます。
建物の規模によっては、かなり大きく、A3やA4の書類の束になっていると思います。
この図面ですが、大事に保管なさってください。
この図面がないと、後でいろいろと面倒になったり、余計にお金がかかったりと大変になってしまいます。
何が面倒かと言いますと、もしも、消防設備に不具合が発生し、設備の改修工事をしようとする時に消防署に申請をしなければならない事案が発生します。
この申請には図面が必ず必要になります。
設備の改修には、面積、建物の構造、設備の台数などなど、根拠となるデータを提示しなければなりません。
そのため、図面が無いばかりに、消防署への申請ができず、設備の改修が滞ってしまいます。
最悪、図面がない場合は、建築士などの図面を作成できる業者がいるので問題はないのですが、図面の作成はかなりお金がかかります。
建物の寸法を測ったり、材質を調べたり、設備の数を調べたりと、ゼロから作るので、私も経験がないので詳しい金額はお伝えできませんが、かなりの金額になると聞いております。
最後に最終手段になってしまうのですが、所轄の消防署に問い合わせしてみるのも手ではあります。
建物を建てる場合には、必ず消防署に申請がなされています。
その際に、図面も申請書類の中に含まれるので、消防署では図面を保管しています。
この図面のコピーをもらうことで解決するのですが、最近は個人情報保護の観点から建物の所有者でない限り、その図面をもらうことが非常に困難になっている現状があります。
業者だけでは用事が足りず、申請が滞ってしまいます。
３０、４０年くらい前に建てられた建築物だと、図面が無いことって結構あります。
どうか、現状、図面をお持ちの方は、大切に保管なさってください。
防火管理書類・消防設備に関する申請書類
防火管理に関わる書類は３種類あります。
- 消防計画書
- 訓練実施報告書
- 防火管理者届出書
- 使用開始届
上記の書類は防火管理に関わる書類になるので、大切に保管しましょう。
また、消防設備に関する申請書類にはいくつかあります。
- 着工届
- 設置届
- 検査済証
上記の書類も防火管理書類と併せて保管すると、管理がしやすくなると思います。
困ったら、管轄の消防署に聞いてみましょう！
昨今は、電子データによる保管が進んでいるので、ほとんどがパソコン上で保管できると思います。
ただ、防火管理書類・消防設備に関する申請書類については、私が調べた限りだとデータによる保管についての記載を見つけることは出来ませんでした。
そのため、管轄の消防署にお聞きになってから、対応されることをおすすめします。